Titkári kézikönyv

Tartalom

előszó 9
BEVEZETÉS.......................................................................................................................11
i. ügyvitel......................................................................................................................15
1.1. Ügyviteli alapismeretek...........................................................................................15
I.l.l. Az irat fogalma..............................................................................................15
I I 2. Az iratok fajtái ..............................................................................................1618
I I 3. Az iratok tartalmi és formai követelményei .................................................19
1.2.1 A levél fogalma .............................................................................................19
1 2.2. A levelek osztályozása .................................................................................19
1.2.3. A levelek formai és tartalmi követelményei .................................................22
15. A jegyzőkönyv.........................................................................................................32
1.6 A jelentések 35
1.7 A bizonylatok 36
1.7.1. Tevékenységi bizonylatok .............................................................................37
1.7.2. Pénzügyi bizonylatok ....................................................................................39
1.7.3. Egyéb bizonylatok.........................................................................................40
1.8. A meghatalmazások.................................................................................................41
1.9. A munkaviszonnyal kapcsolatos iratok ...................................................................42
1.10. Igazolványok és bizonyítványok.............................................................................44
III. A bélyegző és a pecsét.............................................................................................45
2. IRATKEZELÉS..............................................................................................................49
2.1. Az iratkezelés alapfogalmai ....................................................................................49
2.2. Az iratkezelési szabályzat ......................................................................................50
2.3. Az iratkezelés szervezete ........................................................................................52
2.4. Az iratkezelés folyamata .........................................................................................54
2.4.1. A küldemények átvétele...............................................................................54
2.4.2. A küldemények felbontása ...........................................................................56
2.4.3. A küldemények érkeztetése és iktatása........................................................57
2.4.4. Az iratok szerelése és csatolása ...................................................................65
2.4.5. Az iratok továbbítása .................................................................................66
2 4.6. A kimenő posta előkészítése ........................................................................69
2.4.7. A postakönyvbe rendezés.............................................................................71
2.4.8. Az iratok tárolása .........................................................................................72
2.4.9. Az iratok selejtezése....................................................................................................................................................................................77
2.4.10. A7. iratok átadása a levéltárnak ..................................................................................................................................................78
2.4.11. A titkos ügykezelés ......................................................................................................................................................................................79
2.4.12. A szigorú számadású nyomtatványok kezelése ................................................................................................80
2.4.13. Egyéb iratkezelési rendelkezések............................................................................................................................................82
3. AZ ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS....................................................................................................................................................85
3.1. Az írógép ............................................................................................................................................................................................................................................85
3.2. A számológép ................................................................................................................................................................................................................................86
3.3. A számítógép..................................................................................................................................................................................................................................87
3.3.1. Iratszerkesztés, szövegfeldolgozás........................................................................................................................................88
3.3.2. Iratkezelés, iktatás ..........................................................................................................................................................................................88
3.3.3. Szabványos iratformák készítése ............................................................................................................................................90
3.3.4. Információgyűjtés............................................................................................................................................................................................90
3.3.5. Információfeldolgozás......................................................................................90
3.3.6. Képek, ábrák, grafikonok készítése ..................................................................91
3.3.7. Dokumentumok továbbítása............................................................................................................................................................91
3.3.8. Fax írása, küldése, fogadása.............................................................................91
3.3.9. Az Internet és az e-mail ....................................................................................................................................................................93
3.3.10. Excel-program..................................................................................................94
3.3.11 . Outlook-program ..............................................................................................................................................................................................95
3.3.12. Iratok bemásolása a számítógépbe........................................................................................................................................95
3.3.13. Az iratok kinyomtatása .....................................................................................95
3.3.14. Gépi segítség a felhasználó gyakorlati problémáinak megoldásához ............................95
3.4. A másológép ..................................................................................................................96
3.5. A telefon ................................................................................................................................................................................................................................................96
3.5.1. A telefonnal kapcsolatos technikai ismeretek ..............................................................................................97
3.5.2. A telefonálással kapcsolatos illemszabályok ......................................................................................................99
3.6. A telefax ................................................................................................................................................................................................................................................101
3.7. A diktafon ............................................................................................................................................................................................................................................102
3.8. Az iratmegsemmisítő..........................................................................................................................................................................................................102
4. TITKÁRI SZERVEZÉSI FELADATOK ......................................................................... 103
4 1. Időgazdálkodás.............................................................................................................. 104
4.1.1. A főnök munkaidejének optimális beosztása.................................................... 104
4.1.2. A titkár saját munkaidejének beosztása ............................................................ 107
4.1.3. Az időmenedzsment eszközei ........................................................................... 109
4.1.4. Határidő-nyilvántartás....................................................................................... 117
4.1.5. Programszervezés és programkövetés.............................................................. 118
4.2. Szűrőfeladatok ............................................................................................................... 119
4.3. A titkársághoz kapcsolódó szervezeti egységek ügyeinek intézése.............................. 121
4.4. Személyes ügyek bizalmi intézése................................................................................ 121
4.5. Kapcsolattartási feladatok ............................................................................................. 122
4.6. Cím- és telefonjegyzék..................................................................................................128
4.7. Titkársági készletgazdálkodási feladatok ...................................................................... 130
4.7.1. Az iroda technikai berendezései .......................................................................130
4.7.2. Az irodaszerekkel való gazdálkodás............................................................... 130
4.7.3. A reprezentációs eszközökkel való gazdálkodás ............................................. 131
4.7.4. Az egyéb készletekkel való gazdálkodás......................................................... 132
4.8. Rendezvényszervezési feladatok.................................................................................133
4.8.1. Tárgyalás a főnök szobájában ........................................................................... 133
4.8.2. Tárgyalás külön teremben ................................................................................. 134
4.8.3. Delegációs programok megszervezése ............................................................. 134
4.9. Egyéb ügyek ................................................................................................................ 137
4.10. A stressz....................................................................................................................... 137
5. TITKÁRI KÉPESSEGEK
141
6. ETIKETT ÉS PROTOKOLL............................................................................................ 145
6.1. Az etikett és a protokoll alapfogalmai .......................................................................... 147
6.2. Az etikett, protokoll szükségessége .............................................................................. 147
6.3. Kapcsolattartási szabályok a titkársági munkában........................................................ 147
6.3.1. A köszönés ........................................................................................................ 147
6.3.2. A bemutatkozás .................................................................................................
6.3.3. A bemutatás....................................................................................................... 152
6.3.4. A megszólítás .................................................................................................... 153
6.3.5. Az utalás............................................................................................................ '55
6.3.6. A társalgás ......................................................................................................... 156
6.3.7. A telefonálás illemszabályai ............................................................................. 158
6.3.8. A névjegy .......................................................................................................... 158
6.3.9. A meghívás és a meghívó ................................................................................. 162
6.3.10. A rangsor ........................................................................................................... 165
7. A VENDÉGLÁTÁS ............................................................................................................ 169
7.1. Ültetéses alkalmak......................................................................................................... 169
7.1.1. Vendéglátás tárgyalóasztalnál ........................................................................... 169
7.1.2. Kínálás tárgyalóteremben.................................................................................. 170
7.1.3. A munkaebéd..................................................................................................... 170
7.1.4. A díszétkezés..................................................................................................... 171
7.1.5. Egyéb vendéglátási alkalmak............................................................................ 173
7.2. Az ültetési rend.............................................................................................................. 173
7.2.1. ültetés tárgyalásnál ........................................................................................... 174
7.2.2. Ültetés díszétkezésen ........................................................................................ 177
7.2.3. Az ültetési segédeszközök ................................................................................ 179
7.2.4. A pohárköszöntő................................................................................................ 181
7.3. Általános gasztronómiai ismeretek ............................................................................... 182
7.4. A borravaló.................................................................................................................... 184
7.5. Az ajándékozás.............................................................................................................. 184
7.5.1. A hivatalos ajándékozás kategóriái ................................................................... 185
7.5.2. Az ajándék......................................................................................................... 186
7.5.3. Az ajándékozás formalitásai ............................................................................. 187
7.5.4. Az ajándékozás alkalmai................................................................................... 188
8. ETIKAI ISMERETEK A TITKÁRSÁGI MUNKÁBAN ............................................ 189
8.1. A képviselet és az egyéniség......................................................................................... 190
8.2. A kötelesség és a szabadság .......................................................................................... 190
8.3. A főnök-titkári viszony................................................................................................. 191
8.4. A munkahely és a magánélet kapcsolata.................................................................... 191
ETIKAI KÓDEX a titkári, titkárnői munkakörben dolgozók számára........... ........ 193
Viselkedési irányelvek ......................................................................................................... 195
IRODALOM ........................................................................................................................... 199
MELLÉKLET
Az 1995. évi LXV1. törvény a közokiratról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári agyag
védelméről ................................................................................................................................201

Témakörök