Titkári ismeretek

Tartalom

Előszó 5
1. A titkári munka elemei 6
1.1. A munkaköri leírás 8
2. Az irodai munkahelyek kialakítása 9
2.1. Az irodai környezet megtervezése 9
2.2. Ügyviteli dolgozók elhelyezése 10
2.3. Irodahelyiségek típusai 10
1. Képsor 13
3. Ügyviteli munkahelyek berendezése 14
3.1. Ergonómikus munkakörnyezet 14
3.2. Az irodabútorok csoportosítása 15
3.2.1. Az asztalok 15
3.2.2. A székek 15
3.2.3. A szekrények 16
3.3. Számítógépes munkahely kialakítása 16
3.3.1. A munkatér, a helyiség, az épület 16
3.3.2. Technikai környezet 17
3.3.3. A levegő 17
3.3.4. A világítás 18
3.3.5. A zaj 18
4. Ügyviteli ismeretek 21
4.1. Ügyvitelszervezés 21
4.1.1. A titkárnő szűrő feladatai 22
4.2. Az iratok, bizonylatok fajtái 24
4.3. Az iratkezelés folyamata 27
4.3.1. Küldemények átvétele 28
4.3.2. Küldemények érkeztetése és iktatása 28
4.3.3. Küldemények felbontása 29
4.3.4. Az iratok továbbítása 30
4.4. Iratrendezési technika 31
4.4.1. Az iratok tárolása 31
2. Képsor 33
4.4.2. Az irattározás 34
4.5. Az iratok selejtezése 35
4.6. Az iratellenőrzés 36
4.7. A bélyegző és pecsét használata 36
4.8. Számítógépes nyilvántartás 37
5. Irodatechnikai eszközök 39
5.1. Egészségmegőrzés, érintésvédelem és baleset-megelőzés 39
5.2. Az írógépek 40
5.2.1. Mechanikus írógépek 40
5.2.2. Elektromos írógép 41
5.2.3. Elektronikus és szövegszerkesztő írógépek 41
3. Képsor 43
5.3. A diktafon 44
5.4. A fénymásolók 45
5.5. A menedzser-kalkulátor 45
5.6. Az iratmegsemmisítő 45
5.7. Iratfűző és iratkötő gépek 46
5.8. Egyéb eszközök 46
4. Képsor 47
6. Telekommunikációs eszközök 48
6.1. Telefonkészülék 48
6.1.1. Egyszerű telefonok 48
6.1.2. Többfunkciós telefonok 49
6.1.3. Integrált berendezések 50
6.2. Az üzenetrögzítő működése 50
6.3. A telex és a telefax működése 51
6.4. Digitális telefonközpontok 52
6.5. A rádiótelefon 53
6.6. Az elektronikus levelezés 54
7. Gazdálkodás az irodai készletekkel 57
7.1. Az iroda bútorzata és felszerelése 57
7.2. Az iroda technikai berendezései 58
7.3. Az irodaszerekkel való gazdálkodás 58
7.4. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása 59
7.5. Gazdálkodás a reprezentációs eszközökkel 59
8. Időgazdálkodás (timemenedzsment) 61
8.1. Tervezési feladatok 61
8.2. Határidő-nyilvántartás 62
8.3. A menedzsernaptár kezelése 63
8.4. A főnök időbeosztása 64
8.5. A titkárnő és a stressz 64
9. Szervezési feladatok 66
9.1. Értekezletek fajtái 66
9.2. Mindennapi megbeszélés 66
9.3. Tárgyalásszervezés 66
5. Képsor 67
9.4. Kétoldalú és sokoldalú tárgyalások 69
9.5. Üzleti tárgyalás menete 70
9.6. Külföldi kiküldetés megszervezése 71
9.7. Sajtótájékoztató szervezése 72
9.8. A titkársági munka optimális megszervezése 73
10. Az etikett és a protokoll szabályai 75
10.1. Alapfogalmak 75
10.2. Az etikett és a protokoll szükségessége 76
10.2.1. A köszönés, a kézfogás, a kézcsók és a meghajlás 76
10.2.2. A bemutatkozás és a bemutatás 77
10.2.3. A megszólítás 77
10.2.4. Az utalás 78
10.2.5. A társalgás 78
10.2.6. A névjegy 79
10.2.7. Az ajándékozás 81
10.2.8. A meghívás és a meghívó 82
10.2.9. A rangsorolás 83
10.2.10. A borravaló 86
10.3. Az ültetési rend 86
10.3.1. Az asztalformák 87
10.3.2. Ültetés vendéglátás esetén 88
10.3.3. Ültetéses alkalmak 89
10.3.4. Ültetés gépkocsiban 90
10.4. Általános felszolgálási szabályok 90
11. Etikai ismeretek a titkári munkában 93
11.1. A titkárral szemben támasztott szakmai követelmények 93
11.2. A titkárral szemben támasztott etikai követelmények 93
11.2.1. A titkár kapcsolattartása 93
11.2.2. Az Etikai Kódex 96
11.2.3. A vezető 98
11.3. Higiéniai követelmények 99
11.4. Felkészülés a felvételire 100
Idegen szavak szótára 102
Felhasznált irodalom 106
Jegyzetek 107

Témakörök