Titkári ismeretek

Tartalom

ELÖSZÓ..................................................................... 1
1. Ügyviteli ismeretek
1.1. Az iratok, bizonylatok fajtái........................................................ 2
1.1.1. Levelek..............................................................2
1.1.2. Okiratok...............................................................3
1.1.3. Szerződések.....................................................................3
1.1.4. Jegyzőkönyvek.................................................................3
1.1.5. Jelentések........................................................................4
1.1.6. Tevékenységi bizonylatok................................................4
1.1.7. Pénzügyi bizonylatok................................................4
1.1.8. Átvételi bizonylatok...........................................................4
1.1.9. Meghatalmazások...........................................................4
1.1.10. A munkaviszonnyal kapcsolatos iratok.............................5
1.1.11. Állampolgársági, hatósági bizonyítványok és igazolványok......5
1.1.12. Hatósági iratok.................................................................5
1.2. Az ügyiratkezelési szabályzat.......................................................6
1.2.1. Az ügyiratkezelés alapfogalmai........................................7
1.2.2. A küldemények átvétele...................................................8
1.2.3. A küldemények érkeztetése és iktatása...........................9
1.2.4. A küldemények felbontása.............................................11
1.2.5. Az iratok továbbítása......................................................12
1.2.6. A postakönyvbe rendezés..............................................13
1.2.7. A kimenő posta előkészítése..........................................13
1.2.8. Az iratok tárolása..........................................................14
1.2.9. A selejtezés....................................................................14
1.2.10. Az iratok átadása a levéltárnak......................................15
1.2.11. Egyéb iratkezelési rendelkezések.................................15
1.3. Iratkezelés.................................................................................16
1.4. Iratrendezési technika............................................................18
1.5. Ügyviteltechnikai eszközök/ismeretek.........................................20
1.5.1. Telefonkészülék..............................................................21
1.5.2. A telex és a telefax.........................................................23
1.5.3. A diktafon.......................................................................25
1.5.4. A magnetofon.................................................................25
1.5.5. Az üzenetrögzítő.............................................................25
1.5.6. A hangos levél................................................................26
1.5.7. Telekommunikációs közszolgálati hírrendszerek...........26
1.5.8. A másológép...................................................................26
1.5.9. Számológép, menedzser-kalkulátor...............................26
1.5.10. Az elektronikus irodatechnikai eszközök csatlakoztatása..........27
1.5.11. Az iratmegsemmisítő......................................................27
1.5.12. A bélyegző..........................................................27
1.5.13. A pecsét...,......................................................................28
1-6. Az irodai eszközökkel való gazdálkodás.....................................28
1 6.1. Az iroda bútorzata és felszerelése.................................29
1 6.2. Az iroda technikai berendezései...................................29
1.6.3. Az irodaszerekkel való gazdálkodás..............................30
1.6.4. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása.....31
1.6.5. A reprezentációs eszközökkel való gazdálkodás...........32
2. A telefonhasználat.............................................................................33
3. Szervezési feladatok
3.1. Időgazdálkodás............................................................................35
3.2. Határidők......................................................................................44
3.3. A főnök programozása..................................................................46
3.4. A menedzser-naptár.....................................................................47
4. Az iroda légköre
4.1. A vezetői stílus.............................................................................47
4.2. A főnök és a titkárság...................................................................49
4.2.1. A főnök...........................................................................49
4.2.2. A titkárnő és a főnök.......................................................50
4.2.3. A főnök és a titkárnő.......................................................51
4.2.4. A titkárnő és a kollégák..................................................52
4.2.5. Az ügyfelek.....................................................................52
4.2.6. A nehéz helyzetek..........................................................55
5. Tárgyalásszervezés
5.1. A mindennapi esetek!..........................................................56
5.2. Kétoldalú tárgyalások...................................................................57
6. Az etikett és a protokoll szabályai...................................................60
6.1. Alapfogalmak..............................................................................60
6.2. Az etikett, protokoll szükségessége............................................61
6.3. A köszönés..................................................................................62
6.4. A bemutatkozás és a bemutatás.................................................65
6.5. A bemutatás................................................................................66
6.6. A megszólítás..............................................................................66
6.7. Az utalás..............................................................................67
6.8. A társalgás..................................................................................67
6.9. A névjegy.....................................................................................69
6.10. Az ajándékozás...........................................................................70
6.11. A meghívás és a meghívó...........................................................72
6.12. A rangsorolás..............................................................................73
6.13. A borravaló..................................................................................78
7. Önismeret és kapcsolattartás a titkári munkában..........................78
7.1. Az első benyomás......................................................................78
7.2. A tudatosság...............................................................................79
7.3. Az önismeret...............................................................................79
7.4. Az empátia..................................................................................79
7.5. A projekció..................................................................................80
7.6. A megfigyelés..............................................................................80
7.7. A motiváció..................................................................................
7.8. A kötelesség................................................................................81
7.9. A szabadság...............................................................................81
7.10. Az önállóság................................................................................81
7.11. A lojalitás.....................................................................................82
7.12. A képviselet..................................................................................82
7.13. A "más"-ság tisztelete..................................................................83
8. Önmenedzsment................................................................................84
8.1. Az életrajz...................................................................................84
8.2 A felvételi beszélgetés................................................................85
8.3. A munkavégzés...........................................................................86
8.4. Önismeret....................................................................................86
8.5. A személyes image.....................................................................87
8.6. A nehéz helyzetek.......................................................................87
8.7. A kritika.......................................................................................88
8.8. A stressz és kezelése.................................................................88
8.9. A saját kapcsolatrendszer...........................................................90
8.10. Legyünk optimisták!.....................................................................90
8.11. A gyorsírás használata................................................................91
8.12. Memóriafejlesztés.......................................................................92
8.13. A gyorsolvasás............................................................................93
Tartalomjegyzék.......................................................................................95

Témakörök