Rendezvényszervező Kézikönyv

Tartalom

Előszó 3
RENDEZVÉNYSZERVEZÉS 5
A szervezéselmélet alapfogalmai, az ergonómia fogalma, az időmérleg elkészítésének módjai. Rendezvényfajták és eseménytípusok, valamint ezek szervezési módszereinek áttekintése. 5
A rendezvények csoportosítása: 6
A rendezvények csoportosítása: 6
A rendezvény funkcionális tartalma szerint: 7
A rendezvények szervezése: 7
Forgatókönyv főbb elemei: 7
A látogatók, résztvevők, a sajtó és a VIP szervezési módja 8
Hogyan szervezzünk közönséget? 8
Technikai és műszaki leírások: 8
Irányítás és szervezet-rendszer 9
Rendezvények csoportosítása általában: 9
Rendezvény marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint: 9
Hivatalos tárgyalások, üzleti tárgyalások (munkareggeli, munkaebéd, munkavacsora, garden parti, koktélpart, állófogadás, stb.)
Tudományos rendezvények: konferencia, kongresszus Kiegészítő programok: hölgyprogram, sajtótájékoztató, kultúrprogram 10
A kongresszus előkészítése: 12
Alapinformációk: 12
1. sz. körlevél megszerkesztése: 13
2. sz. körlevél összeállítása: 13
Technikai feladatok: 13
Kongresszus lebonyolítása: 14
Kongresszus utáni munkák: 14
A kiállítás szervezésének lépései: 16
Feladatok a kivitelezés időszakában: 17
Szolgáltatási teendők a kiállítás üzemelése alatt: 17
Szolgáltatás a zárást követően: 17
Tárlat, hangverseny és jótékony célú est 18
Kiegészítő programok 18
Milyen adatokat és információkat tartalmazzon egy forgatókönyv? 20
Technikai forgatókönyv adatai: 20
KÉTOLDALÚ RENDEZVÉNYEK 22
Előkészítés 22
Érkezés előtti szervezés 23
Szállodafoglalás: 23
Kormányváró, VIP váró lefoglalása. 23
Szállítóeszközök biztosítása 23
Munkarend-meghatározás 23
Tárgyalóterem biztosítása 23
Jegyzőkönyv-aláírás biztosítása 24
Protokolláris vendéglátás megszervezése 24
Sajtóval kapcsolatos feladatok 24
Üzem-, illetve szakmai látogatások megszervezése 24
Kulturális program, városnézés, kirándulás megszervezése 24
Hölgyprogram összeállítása 25
Forgatókönyv-készítés 25
Eligazítás, ellenőrzés 25
Lebonyolítás 26
Érkezésnél sejtés 26
Programegyeztetés a vendégekkel 26
Végrehajtás ellenőrzése 26
Búcsúztatás 26
TÖBBOLDALÚ RENDEZVÉNYEK 27
Rendezvény vállalása, engedélyezése 27
A főfelelős és a szervezőbizottság 27
Albizottságok 28
A szervezési albizottság 28
A személyi albizottság tagjai 28
A pénzügyi albizottság 28
A műszaki albizottság 28
A sajtó-albizottság 29
A biztonsági albizottság 29
AZ ÉRKEZÉS ELŐTTI SZERVEZÉS FÁZISAI 29
A rendezvény költségvetése és ütemterve 29
A főbb mozzanatok előkészítése 30
Az időpont és a helyszín kiválasztása 30
Szálláslekötés 31
Állam- és kormányfői delegációk szállása 31
Sok részvevőjű rendezvény szállásainak lekötése 31
A majdani program 32
A program főbb részei 32
A végleges program 32
Programváltozás 32
Meghívólevél, meghívó, tájékoztató nyomtatvány 33
Meghívólevelek, körlevelek 33
Meghívók 33
Programfüzet 34
Tájékoztatók, technikai-adminisztratív nyomtatványok 34
AZ ÉRKEZŐK FOGADÁSA, TRANSZFEREK, CHECK-IN 35
Delegációk 35
Felsőszintű delegáció fogadása 35
Check-in 35
Transzferek, módosítási igények 36
Parkolás, gépjármű-kártyák biztosítása 36
Ülésrend gépkocsiban 36
Egyéni módosítási igények 36
ÉTKEZÉSEK 37
Állam- vagy kormányfő által adott fogadás, díszvacsora 37
Az étkezés helyszíne, a menük és az ültetési rend 37
A FŐESEMÉNY LEBONYOLÍTÁSA 38
Forgatókönyv 38
Rekvizitumok 38
A főesemény szakaszai 40
Plenáris ülés 40
Szekciók 41
A sajtó szerepe rendezvényeken 41
Fakultatív programok 42
Vendégek és kísérőik programjai 42
Fakultatív programok fajtái 42
A részvevők elutazása 44
UTÓLAGOS FELADATOK 44
Adminisztratív előírások betartása 44
Pénzügyi elszámolás 45
A rendezvény értékelése 45
SAJTÓKONFERENCIA SZERVEZÉSE 46
Sajtótájékoztató vagy sajtókonferencia? 46
A szervezés főbb részei 46
Az előkészítés szakaszai 46
Sajtókonferencia költségei, költségvetése 47
A szervezés főbb szakaszai 47
Az időpont megválasztása 47
Forgatókönyv 48
A helyszín kiválasztása 48
Kiknek kell jelen lenniük? 48
Kiket lehet meghívni? 49
Meghívók, tájékoztatók 49
A SAJTÓKONFERENCIA NAPJÁN 50
Rekvizitumok 50
Vendéglátás 51
Az érkező vendégek fogadása 51
A sajtókonferencia vezetése 52
Az elnökség összetétele 52
Kérdések és válaszok 52
Az imázs és a sajtó - a sajtókonferencia kiértékelése 53
KATONAI PROTOKOLL 54
A katonai attasétestület 54
A katonai attasétestület doyenje és funkciója 56
Rangsorolás 56
Magas szintű küldöttségek rangsorolása 57
Katonai attasék és helyetteseik rangsorolása 57
A katonaszemélyek rangsorolása 57
A rangsorolás alkalmazása ültetéses alkalmakkor 58
Rangsorolás tribünön és elnökségben 58
Katonaszemélyek rangsorolása menetben 59
A dísztribün felosztása katonai díszszemle, díszfelvonulás alkalmából 59
Az egyenruha-viselés fontosabb szabályai 59
Nemzeti ünnepek 60
Ünnepélyes katonai rendezvények szertartásrendje 60
Nemzetközi szerződések, közös nyilatkozatok aláírása 61
Kitüntetések átadása 62
Katonaszemélyek kitüntetése 63
Koszorúzási ünnepség 64
Koszorúzás magas rangú delegáció érkezésekor
a Magyar Hősök Emlékművénél a Hősök terén. 64
Koszorúzás a Fiumei úti temetőben a Batthyány Mauzóleumnál 65
Fogadtatás katonai tiszteletadással: 66
Fogadás katonai tiszteletadással Ferihegyen 66
Fogadtatás katonai tiszteletadással a HM-I.
(Balaton u.) és a HM-II. objektumban (Lehel u.) 67
Központi rendezvények, díszelőadások 67
ZMNE kibocsátó ünnepség 67
Tisztavató ünnepség a Kossuth téren 68
A köztársasági zászló felvonása 69
Díszelőadás 70
Vezetői értekezletek 70
Idegen államok „Hadsereg Napi" rendezvényei 71
A katonai attasétestület újévi köszöntője 71
Elvárások a protokollossal szemben 72
MELLÉKLETEK 75
1. melléklet. KONGRESSZUS ELŐKÉSZÍTÉSE (VÁZLAT) 76
2. melléklet. KIÁLLÍTÁS SZERVEZÉSÉNEK LÉPÉSEI (VÁZLAT) 81
3. melléklet. DELEGÁCIÓS PROGRAM 85
4. melléklet. Angol nyelvű program 91
5. melléklet. Német nyelvű KONFERENCIA program 100
6. melléklet. Francia nyelvű program 104
6/A melléklet. Magyar nyelvű program 108
7. melléklet. 1 napos Delegációs program 111
8. melléklet. DELEGÁCIÓS PROGRAM - az Amerikai Egyesült Államok külügyminiszteri delegációja 113
9. melléklet. Nemzetközi kongresszus szervezésének előzetes információi és feladatai: 115
10. melléklet. Delegációs program 126
11. melléklet. MUNKAPROGRAM 128
12. melléklet. Program ŐEXCELLENCIÁJA XY ÚR, A SZLOVÉN KÖZTÁRSASÁG IGAZSÁGÜGY-MINISZTERÉNEK MAGYARORSZÁGI LÁTOGATÁSÁRA 131
13. melléklet. Technikai forgatókönyv adatai 133
14. melléklet. Részletes technikai forgatókönyv 134
15. melléklet. Technikai forgatókönyv (Sajtótájékoztató 2000. XII. 18.
szerda) Cím: 1052 Budapest, Városház u. 9-11. 141
16. melléklet. FAKULTATÍV PROGRAMOK 142
17. melléklet. FORGATÓKÖNYV RÉVÉSZ TAMÁS FOTO ALBUMÁNAK ÜNNEPÉLYES BEMUTATÓJÁHOZ 144
18. melléklet. FORGATÓKÖNYV REVICZKY IMRE EMLÉKTÁBLÁJÁNAK KOSZORÚZÁSÁHOZ 145
19. melléklet. FORGATÓKÖNYV 1 napos Hölgyprogram 146
20. melléklet. Hölgyprogram (1 napos 03. 2-3-ig) 147
21. melléklet. Egyéb megszólítások 148
2 l/A melléklet. A tudományos címek használata 149
22. melléklet. Egyházon belüli megszólítások 151
23. melléklet. Menüsorok 153
24. melléklet. MENÜSOROK 156
25. melléklet. Budapesti városnézés 157
26. melléklet. A Magyar Köztársaság nemzeti ünnepei 159
27. melléklet. Tájékoztatás Budapest címerének és zászlójának kialakulásáról 160
28. melléklet. Meghívó minta 164
29. melléklet. Az ültetés segédeszközei 165
30. melléklet. Fakultatív programajánlat - Hotel Silvanus 168
31. melléklet. Fakultatív hajókirándulás program ajánlat 170
PRÓBA VIZSGAFELADATOK 173
ÍRÁSBELI VIZSGATÉTELEK (I.) 174
ÍRÁSBELI VIZSGATÉTELEK (II.) 175
ÍRÁSBELI VIZSGATÉTELEK (III.) (Megoldás 83. oldal) 176
ÍRÁSBELI VIZSGATÉTELEK (IV.) 177
ÍRÁSBELI VIZSGATÉTELEK (V.) 178
TESZTKÉRDÉSEK (I.) 179
TESZT KÉRDÉSEK (II.) 184
TESZT KÉRDÉSEK (III.) 186
Rendezvényszervezési vizsgafeladat (IV.) 188
MEGOLDÁSOK 191
írásbeli vizsgatétel. Megoldás (I.) 192
írásbeli vizsgatétel. Megoldás (II.) 197
írásbeli vizsgatétel. Megoldás (IV.) 202
írásbeli vizsgatétel. Megoldás (V.) 210
Megoldás (Tesztek I-IV.) 214

Témakörök