Irodai ügyvitel

Előszó

BEVEZETÉS: AZ IRODÁRÓL ÁLTALÁBAN
Az irodai tevékenységhez mindig szükség volt berendezési tárgyakra, bútorokra, eszközökre Régen az íróasztal és a számtani alapműveletek elvégzésére alkalmas számológép, vonalzó segítségével minden irodai (adminisztrációs) munka elvégezhető volt Azonban a termelés (ipari, mezőgazdasági) és vele együtt a kereskedelem növekedése általános társadalmi fellendüléshez vezetett a XIX. század második felében s főképpen a századfordulón. Könnyen megérhető, hogy a mennyiségben és minőségben megnövekedett adminisztráció elvégzéséhez az íróasztal kevésnek bizonyult.
A rohamos fejlődés a kézzel írott szöveget fokozatosan kiszorította az ügyviteli munka területéről. Egyrészt, mert az írásos munkák mennyisége természetszerűen világszerte megnövekedett másrészt mert a kézzel írott szöveg nehezen olvasható, sokszorosítása nehézkes, leírása időigényes. Az írás megkönnyítésére a a XIX. század közepe óta egyre több erőt fordítottak. Hosszas kísérletezés után felfedezték az ügyviteli munka végzésére alkalmas írógépet, s a gyártása mindmáig töretlen fejlődésű. Igen jelentős előrelépés a huszadik század negyvenes éveiben kezdődött.
Az évtized végén egy új tudományág, az elektronika (tranzisztorok) szinte forradalmasította az irodai munkát Az elektronikus számítógépek és írógépek gyökeresen új műszaki berendezési tárgyai az „irodának". Emberi közreműködéssel hosszú és bonyolult számításokat végeznek el, nagy mennyiségű szövegeket írnak, tárolnak és továbbítanak újra felidézhetően mechanikus alkatrészek nélkül, elektronikus eszközökkel automatikusan. A világgazdaság (ipar, kereskedelem és agrárium) rohamléptű előretörése „kihívásainak" meg tud felelni az ügykezelés, mert szerencsés egybeesés folytán fejlődésük szükségszerű, és kölcsönösen hatnak egymásra.
A ma irodájának berendezési tárgyai, a bútorok (íróasztal, kezelőasztalok, irat és egyéb anyagok tárolására alkalmas eszközök)), a gépi berendezések (írógépek, másoló, fűző-, számoló- és számítógépek) a praktikumot a gyors munkavégzést szolgálják Ezért a tervezők a miniatürizálásra, az eszközök lehetséges legkisebb méreteire törekszenek. Emellett nem közömbös a megjelenítési forma sem, mert ez jelentős üzleti sikereket eredményezhet E szempontok szerint valósították meg a formatervezők az elképzeléseiket. Ha megtekintjük egy modern iroda berendezési tárgyait esztétikai élményt is átélhetünk, mert a tárgyak szépek, tetszetősek. Gyakorlatilag tehát az iroda modernizálása a munka gazdaságos megszervezését, az ésszerű erőkifejtést és ezzel a gyors ügyintézést szolgálja. Idegen szóval ezt nevezzük a gazdasági életben ergonómiának.
Az ergonómiai célok érvényesülését jelentősen befolyásolja az irodai dolgozók egészségi állapota. Éppen ezért az irodai dolgozók testi épségének, munkaképességének megóvása érdekében az irodákat korszerű technikával, technológiával szerelik fel. Kiszűrik vagy legalább csökkentik a káros zajhatásokat védekeznek a túlzott napfény ellen, a helyiségek optimális megvilágítására, sőt még a kedvező színhatásokra is gondolnak. Minden irodai dolgozónak feladata az elektromos és elektronikus eszközök, gépek megismerése, szakszerű kezelésének elsajátítása balesetveszély elhárítására. Milyen legyen tehát az irodai munkahely? Természetesen modern, feleljen meg a gazdaságos modellnek. Ez tágabb értelmezésben a helyes tervezést a dolgozók optimális elhelyezését a bútorok és ügyviteli segédeszközök célszerű kiválasztását jelenti. Talán különösnek tűnik, de a modern iroda esztétikuma a teljesítményekhez jelentősen hozzájárulhat. Nem kétséges, hogy a szép, formatervezett gépek, a helyiség színhatásai, méreteinek összehangolása a dolgozók létszámával jelentősen növeli a munka eredményességét.
A leírtak alapján dönthetünk a különböző tevékenységek telepítéséről:
• bizalmas, hivatali titoktartást igénylő-e a munkakör,
• másoló és sokszorosító, üzenetrögzítő, továbbító berendezést telepítünk a terembe, vagy egyéb adminisztrációs tevékenységet,
• a vezető beosztásúakat olyan külön helyiségben célszerű elhelyezni, ahol a szellemi tevékenységet nem zavarja a munkazaj.
Az építkezés és a termek kialakítását eldönti az ügyfélforgalom nagysága. Gondolnunk kell a munka ellenőrzésére, az esetleges munkahelyi átcsoportosításra, az építkezés költségeire. A legfőbb szempont azonban, hogy a munka könnyen irányítható, áttekinthető és ellenőrizhető legyen. Nagyteres elrendezéskor a térelválasztásban (blokkokban) a telefon-és villamoshálózatot, a térelválasztó elemek rögzítését úgy alakítsuk, hogy szükségszerűen átrendezhetőek legyenek. Ne feledkezzünk el a szociális helyiségek kialakításáról sem.
Összefoglalva:
• az iroda gazdasági és a közéleti információfeldolgozásnak a színtere,
• a modern irodára jellemző a szokásos irodatechnikai eszközök használata, a számítógép univerzalitása, a telekommunikációval való integrálás lehetősége, a mobilitás a szervezésben, a csoportok és az egyének kezelésében, valamint a feladatok megoldásában.
Az elektronizált iroda feladata az információs szövegek, adatok, hangok és képek formájában megjelenő dokumentumok kezelése és feldolgozása. Az elektronizált irodában:
• a szövegfeloldozók, táblázatkezelők, adatbáziskezelők és képfeldolgozó szoftver-hardver rendszerek a másolókkal együtt a feldolgozást szolgálják;
• a posta, a telex, a fax és a telefon gondoskodnak a feldolgozott hivatali-üzleti anyag továbbításáról;
• a hivatali gyakorlatban a külső adattovábbítás papíron általában a bankműveletek és az üzleti (hivatali) adózás esetében általánosak, illetőleg szokásosak még,
• az elektronikus külső adattovábbításra jellemző az elektronikus levelezés (e-mail) és a banki-kereskedelmi átutalás. Vissza