Irodai informatikai rendszerek

Jegyzet

Szerző

Lektor

Budapest

'Adamcsik János: Irodai informatikai rendszerek ' összes példány

Kiadó:	Gábor Dénes Főiskola
Kiadás helye:	Budapest
Kiadás éve:	1998
Kötés típusa:	Ragasztott papírkötés
Oldalszám:	138 oldal
Sorozatcím:
Kötetszám:
Nyelv:	Magyar
Méret:	30 cm x 21 cm
ISBN:

Értesítőt kérek a kiadóról

A beállítást mentettük,
naponta értesítjük a beérkező friss
kiadványokról

Előszó

Az elmúlt évtizedekben az ipari társadalmak átalakulása során tömegesen jelentek meg olyan munkahelyek, mely a gazdálkodási folyamatok előkészítésével, irányításával és egyéb marketing tevékenységekkel foglalkoznak. Az irodáról van szó, mely nemcsak a gazdaságban, hanem az életünk minden területén egyre erőteljesebben jelentkezik. Az ügyviteli folyamatok egyes elemel meghatározó jelentőségű lehet a gazdálkodási folyamat egészére nézve, sőt önmagukban is betölthetik a főfolyamat szerepét (pl. bankszektor, közigazgatás).
Az egyre erősebb a piaci versenyben csak az maradhat talpon, aki egyre jobb minőségben képes kiszolgálni a fogyasztókat és mindezt egyre olcsóbban képes kivitelezni. Ezen minőségi követelményeket a tevékenység egészének szervezettség-minősége határozza meg. A versenyképesség fenntartását a minőség javításán felül nemcsak az egyre lerövidülő termék-életciklus jelentheti, hanem a valós folyamatokra vonatkozó információk lehető leggyorsabb feldolgozása ami lehetővé teszi a folyamatba való gyors beavatkozást, szabályozást. Hasonlóan fontos a gazdasági környezethez való gyors alkalmazkodás, amit szintén elősegíthet egy korszerűen szervezett irodai tevékenység.
A termelő ágazatok növekedésével párhuzamosan növekszik az ügyvitel területén dolgozók száma is. Ezzel szemben, míg az iparban, a kereskedelemben és a szállítás területén Nyugat-Európában átlagosan kb. 5%-kal növekedett a termelékenység, addig az ügyviteli, ügyintézői munkák termelékenysége alig nőtt 1%-kal. Ez is többségében a technikai háttér (számítógépes szövegszerkesztés, fax, fénymásolás) korszerűsödése miatt következett be. A minőségi és hatékonysági követelmények javítása érdekében szükséges az irodai, ügyviteli tevékenységek újragondolása és gyökeres átalakítása. Ez a felismerés, valamint a termelői területeken bevezetett folyamatirányítási rendszerek hatására bekövetkezett minőségi és hatékonysági mutatók javulása ösztökélte az Irodai területeken dolgozó szoftvergyártókat, olyan irodai rendszerek kifejlesztésére, mely az ügyviteli területeken is hasonló hatást válthat ki. Így jelentkeztek a piacon a nagy cégek egymás után az irodai folyamatokra ráhúzható irányítási, kommunikációs szoftverrendszerekkel, melyeket összefoglaló néven iroda-automatizálási rendszereknek (vagy más néven integrált irodai rendszereknek) hívunk.
Az irodai alkalmazások fontosságát egyre több rendszerszállító cég ismeri fel. Ennek bizonyítéka, hogy a kiemelkedő jelentősséget valamint a fejlesztések során felmerült nehézségeket felismerve a nagyobb rendszerszállítók munkabizottságot alakítottak az egységes követelményrendszer kidolgozására az ÁSzSz Informatikai Rt. koordinációjával. Vissza

Tartalom

TARTALOMJEGYZÉK
1. BEVEZETÉS 5
2. A SZERVEZET 8
2.1 A SZERVEZETEK ALKOTÓELEMEI 8
2.2 SZERVEZETI ÁBRÁK 9
2.3 A SZERVEZETEK KIALAKULÁSÁT BEFOLYÁSOLÓ TÉNYEZŐK 10
2.4 A SZERVEZETI FORMÁT MEGHATÁROZÓ STRUKTURÁLIS
JELLEMZŐK 12
2.4.1 Munkamegosztás 12
2.4.2 Hatáskörmegosztás 13
2.4.3 Koordinációs eszközök 14
2.4.4 Konfiguráció mint származtatott strukturális jellemző 14
2.5 SZERVEZETI ALAPFORMÁK 15
2.5.1 Funkcionális szervezet 15
2.5.2 Divizionális szervezet 16
2.5.3 Mátrixszervezet 18
2.5.4 Tenzorszervezet 20
2.5.5 Duális szervezetek 21
2.5.6 Konszernek és holdingok 23
3. ÜGYVITELSZERVEZÉS 24
3.1 AZ ÜGYVITELSZERVEZÉS FOGALMA ÉS FELADATA 24
3.2 IRATOK 24
33 IRAT- ÉS ÜGYKEZELÉS SZABÁLYOZÁSA 26
3.3.1 Szervezeti és működési szabályzat 27
3.3.2 Iratkezelési szabályzat 27
3.3.3 Szigorú számadású iratok kezelése 34
3.3.4 Minősített iratok kezelése 35
3.4 ÜGYMENETKEZELÉS 38
4. BIZONYLATTERVEZÉS 41
4.1 TARTALMI TERVEZÉS 42
4.2 FORMAI TERVEZÉS 43
5. KÓDRENDSZEREK 47
5.1 KÓDOLÁSI ALAPFOGALMAK 47
5.2 KÓDOLANDÓ FOGALMAK 48
5.3 KÓDOLÁSRA HASZNÁLT JELEK 50
5.3.1 Alfabetikus jelkészlet 51
5.3.2 Numerikus jelkészlet 51
5.3.3 Alfanumerikus jelkészlet 52
5.4 A KÓDOLÁS SZABÁLYAI 53
5.4.1 A kódokkal szemben támasztott követelmények 53
5.4.2 A kódok szerkezete és felépítése 53
5.5 A KÓDOK ALKALMAZÁSI KÖRE 54
5.6 KÓDRENDSZEREK SZERVEZÉSE 55
5.6.1 A kódrendszer-szervezési munka menete 55
5.6.2 Kódrendszer kialakítása 55
5.6.3 Kódolási munka megszervezése 59
5.6.4 Kódrendszer karbantartása 59
5.6.5 Kódrendszer dokumentálása 59
5.7 A KÓDOK FAJTÁI 60
5.7.1 A kódok csoportosítása 60
5.7.2 Nominális kódok 61
5.7.3 Leíró kódok 61
6. INTEGRÁLT IRODAI RENDSZEREK 65
6.1 A HAGYOMÁNYOS IRODA 65
6.2 IRODAI RENDSZEREK FUNKCIÓI 67
6.2.1 Ügyiratbevitel 67
6.2.2 Iratazonosítás (iktatás) 69
6.2.3 Irattárolás 70
6.2.4 Archiválás 71
6.2.5 Iratkészítés, kezelés 72
6.2.6 Elektronikus levelezés 72
6.2.7 FAX-ok kezelése 73
6.2.8 Egyéni és csoportnaptárak 73
6.2.9 Ügymenetkezelés (WorkFlow) 73
6.2.10 Hozzáférési jogosultságok 74
6.2.11 Titkosítás 74
6.2.12 Kódkonverzió 74
6.2.13 Döntéstámogatás 75
6.3 AZ AUTOMATIZÁLT IRODAI RENDSZEREKKEL SZEMBEN TÁMASZTOTT KÖVETELMÉNYEK 75
6.3.1 Rendszer-architektúra 75
6.3.2 Szoftvereszközök 76
6.3.3 Hardvereszközök 77
6.4 EGYSÉGESÍTETT IRATKEZELÉS 78
6.4.1 Iratkísérő lap 80
6.4.2 Ügykísérőlap 81
6.4.3 Kódrendszerek 82
7. IRODAI RENDSZEREK FEJLESZTÉSE 83
7.1 AZ INFORMATIKAI STRATÉGIA ELEMZÉSE VAGY KIALAKÍTÁSA 84
7.2 MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI VIZSGÁLAT 86
7.3 RENDSZERELEMZÉS 87
7.3.1 Szervezeti felépítés elemzése 88
7.3.2 Folyamatelemzés 89
7.3.3 Adatelemzés 90
7.3.4 Interfészek 91
7.3.5 A helyzetfelmérés technikái 92
7.4 RENDSZERTERVEZÉS 95
7.5 KIVITELEZÉS 97
7.6 BEVEZETÉS 97
7.7 MUNKAMEGOSZTÁS A RENDSZERFEJLESZTÉSI FOLYAMATBAN 99
7.7.1 A rendszerszervező feladatai 99
7.7.2 A felhasználó feladatai 99
7.7.3 A rendszerépítés várható ráfordítási arányai 100
8. A WORKFLOW MANAGEMENT 102
8.1 TERVEZÉSI LÉPÉSEK A WORKFLOW MANAGEMENT-BEN 102
8.2 IRODAI RENDSZEREK TERVEZÉSE A WORKFLOW MANAGEMENT
ESZKÖZEIVEL 104
8.2.1 A szervezet felépítése 104
8.2.2 Felelősségi és hatáskörök meghatározása 105
8.2.3 Az ügyviteli folyamat modellezése 106
8.2.4 Az ügyviteli folyamatot kísérő adatszerkezet megtervezése 107
8.2.5 Programok kiválasztása, integrálása 108
9. IRODA-AUTOMATIZÁLÁSI RENDSZEREK 109
9.1 IRODAI RENDSZEREK FEJLŐDÉSE 109
9.2 IRODAI RENDSZEREK GENERÁCIÓI 109
9.3 IRODA-AUTOMATIZÁLÁSI RENDSZEREK 110
9.3.1 Framework 111
9.3.2 Prisma Office 111
9.3.3 Microsoft Works 111
9.3.4 Novell Perfect Office 112
9.3.5 Microsoft Office 112
9.3.6 Windows for Workgroups 113
9.3.7 Windows95 113
9.3.8 ICL TEAMWARE 115
9.3.9 Microsoft Exchange 116
9.3.10 IBM FLOWMARK 119
9.3.11 Digital Link Works 120
9.3.12 Bull Officeteam 123
9.3.13 Lotus Notes 126
10. INTERNET AZ IRODÁBAN 128
10.1 INTERNET ALAPFOGALMAK 129
10.2 MIRE HASZNÁLHATJUK A HÁLÓZATOT? 129
10.3 ELEKTRONIKUS LEVELEZÉS 130
10.3. Bejelentkezés a levelezőrendszerbe 131
10.3.2 A Microsoft Mail ablak felépítése 131
10.3.3 Folderek (Dossziék) 132
10.3.4 Levelek 132
10.3.5 Levelek olvasása 133
10.3.6 Levelek küldése 133
10.3.7 Válasz a levelekre 136
10.3.8 Levelek továbbadása 136
11. FELHASZNÁLT IRODALOM 137