Irattározás

Előszó

Az irattározás kérdéseit általában nem sorolják a legfontosabb feladatok közé. Kellemetlen és nagyrészt haszontalan munkának tartják, amelyet azonban el kell végezni, mert az iratok őrzését hatósági utasítások szabályozzák. E kedvezőtlen vélemény azért alakult ki, mert az irattározás helyet, munkaerőt köt le, ha pedig valamely fontos iratot keresnek, csak nehezen, vagy esetleg egyáltalában nem tudja azt az irattáros előadni. E vélemény, bár nem általános, de minden esetre jellemző. Azt pedig, hogy e véleményt sokan osztják, leginkább az mutatja, hogy az irattárakat mostohagyermekként kezelik.
Természetes, hogy hatóságaink, közintézményeink és az olyan testületek, vállalatok, amelyek több évtizedes múltra tekintenek vissza, nagyrészt komoly és megbízható irattárakkal rendelkeznek. Ezeknél az iratőrzés helyes megszervezéséhez évtizedek állottak rendelkezésre. Hasonló módon komoly és jól szervezett irattárakkal rendelkeznek ott is, ahol az iratanyag őrzésének fontosságát időben felismerték és ehhez a szükséges feltételeket biztosították. A közületek nagy részéről azonban ezt sajnos nem mondhatjuk el.
Az irattárak kedvezőtlen helyzete több tényezőből is adódik. Az újonnan alakult vállalatoknál rendszerint kezdeti helyiséghiány jelentkezett, majd a termelés megoldandó kérdései között az irattározás problémája eltörpült, később pedig kellemetlen, sokszor nyomasztó gondot jelentett, amelyet több-kevesebb sikerrel oldottak meg. A vállalatok, intézmények sok átszervezésen estek át. Ezeknek az irattár sokszor esett áldozatul. Kevesen voltak, akik az iratanyagban felhalmozott adatok jelentőségét értékelve gondot fordítottak arra, hogy az iratokat megfelelően rendszerezve, technikailag helyes módszerrel tárolják és ezek segítségével az adatok hozzáférhetőségét biztosítsák.
Az irattárak nagy részében kifogásolható a rendszer, a technikai megoldások pedig korszerűtlenek. Mindezek azt eredményezik, hogy rendszerint éppen azt az iratot nem találják, amelyet keresnek. Intézményeink és vállalataink munkája ma már színvonalas. A színvonal emelésének velejárója, hogy az iratok tömegét is a célnak megfelelően tárolják és ezáltal egyrészt a társadalmi tulajdon fokozott védelmét segítsék elő, másrészt saját munkájukat erősítsék.
Az említett szempontok fontosságát a szervezők elismerik, de a megvalósítás mégis késik. Ennek okát a közületek nagyrészt a helyhiánnyal magyarázzák. Az igazi ok a helyhiányon - mint objektív tényezőn - kívül még az is, hogy az erre illetékesek kevéssé ismerik az iratok rendszerezési lehetőségeit és a tárolás helyes technikai módozatait. Ha ezeket kellően ismernék, nyilvánvalóan rászánnák magukat az irattár rendbetételére. Az ugyanis könnyen belátható, hogy a felesleges iratoktól megszabadított, helyesen rendszerezett, korszerű technikai felszereléssel felállított irattár kevesebb helyet foglal, mint az a rendszertelen irathalmaz, amelyet ma sok helyen irattárnak neveznek. Vissza