Racionalizálási javaslatok I-II.

Tartalom

Bevezetés 3
I. fejezet.
A székesfőváros közigazgatása ügyiratkezelési rendszerének történeti ismertetése
1873-tól 4
II. fejezet.
A mai ügyiratkezelési rendszer ismertetése a Központi Városházán elhelyezett hivatalokban és a mai rendszer bírálata 10
a) A központi segédhivatal munkája 10
Levélposta 11
Pénz- és értékkezelés 11
Felek beadványai 12
Hivatalos ügyiratok 13
Iktatás 14
Nem kellene mindent iktatni 15
Hogyan kell iktatni 16
Soronkívüli iktatások 17
A mai iktatás nem tökéletes 17
Az ügyiratok előszámozása 17
Mutatózás 18
A külön név- és tárgymutató hátrányai 19
Az idegenszámsorkönyv 20
A központi segédhivatal többi ügyköre 20
b) Ügyosztályok iratkezelése 21
Az elnöki ügyosztály irattára 22
A műszaki ügyosztályok iratkezelése 22
Az egyszerű ügyiratok útja az ügyosztályokban... 23
A bonyolultabb ügyiratok útja 24
c) A központi számvevőség ügyiratkezelési rendszere 25
A számvevőség kezelőosztályának segédkönyvei.. 26
A számvevőség irattára 26
Az ügyirat útja a számvevőségen 27
d) A tiszti főorvosi hivatal ügyiratkezelése 27
e) A tiszti ügyészség ügyiratkezelése 29
A tiszti ügyészség ügyiratforgalma 30
Az ügyirat útja a tiszti ügyészségen 32
f) Az illetőségi, katonai és közjogi ügyosztály ügyiratkezelése
Illetőségi, honosítási, katonai ügyek kezelése 33
A polgármesteri IV. ügyosztály előszámozása és szignálása 33
Iktatás, irattározás, értesítő, kiadó a polgármesteri IV. ügyosztályban 34
A polgármesteri IV. ügyosztály egyéb ügyiratainak a kezelése 35
g) A polgármesteri központi irattár 35
Első feladat: előiratok szerelése 36
Hogyan szerelnek előiratot az előadók 36
A szerelésnél előforduló hibák és pontatlanságok .. 36
Mellőzendő a tömeges soronkívüli szerelés 37
Helyes szerelési eljárás 38
Második feladat: az elintézett ügyiratok irattározása 39
Az irattár segédkönyvei 39
Térítvénnyel kiadott iratok 40
A mai irattári rendszer hibái 40
Az előadók és az irattár 41
Szabályrendeleteket stb. ne szereljenek minden esetben 41
Az ügyirat útja az irattárban 42
h) Az ügyiratok kézbesítése 42
A központi kézbesítőosztály és kezelési rendszere 42
A nem kézbesíthető ügyiratok 43
A mai kézbesítési rendszer hibái 43
Posta útján való kézbesítés 43
Az ügyirat útja a kézbesítésnél 44
i) levéltár 44
A levéltár és irattár kettéválasztása nem helyes elvek szerint történt 45
A levéltár mai feladatai 46
Selejtezés szükségessége 48
j) árvaszék ügyiratkezelése 49
k) Gyakorlati példák a mai ügy iratkezelési rendszer hibáinak kimutatására 50
III. fejezet.
A bel- és külföldi hivatalok különböző ügyiratkezelést
rendszereinek rövid Ismertetése és összehasonlítása 55
A magyar minisztériumok ügyiratkezelése 56
A lajstromos iktatás 56
Tizedes számrendszerű iktatás 56
Az iktatásnélküli, német ügyiratkezelés 56
Az ügyiratkezelés teljes centralizálásának előnyei és hátrányai 58
IV. fejezet
A központi városházi hivatalok ügyiratkezelésének
egyszerűsítésére vonatkozó javaslatok 59
a) Segédhivatalok központi igazgatósága 60
Az ügyiratposta összegyűjtése 60
Kartotéknyilvántartás az ügykörökről 61
Az ügyiratposta felbontása és irányítása 62
Postaosztás naponta többször legyen 63
Tudakozóiroda 64
A kezelőszemélyzet központosítása és a kezelés egységes irányítása 65
A segédhivatalok központi igazgatóságának többi feladata 66
A központi igazgatóság és a tudakozóiroda helyiségeinek elhelyezése 67
b) Az ügyosztályok ügyiratkezelése 67
A nem iktatandó ügyiratok meghatározása 67
Mit kell iktatni? 69
Az ügyosztályokban való iktatás 69
Iktatófüzet 70
Idegenszámsorkönyv 70
Mutatókönyv 71
Ügyosztályi napló 71
Az ügyosztályi irattár indokolása 71
Nem szükséges minden iktatmány elöszámozása 73
Előiratszerelés 73
Az irattározás módja az ügyosztályi irattárban 74
Iratok kiemelése az ügyosztályi irattárból, térítvény 74
Az ügyosztályi irattár anyagának a központi irattárba való átadása 5 év után 75
Az ügyiratokat kihajtva, borítóívben kell kezelni 75
Ügyiratok expediálása 76
Városházi mozgópostaszolgálat 76
Hivataloknak szóló és fontos magánügyiratok kézbesítése
Kis kézbesítőívet csak rendkívüli esetben kell írni 78
Kézbesíthetetlen iratokat nem kell újból iktatni 78
Kevésbbé fontos ügyiratok postán való elküldése 78
Ügyiratok szignálása 79
Az ügyosztályi segédhivatal által is szignálható
ügyiratok megállapítása 81
Előadói munkakönyv pontosabb vezetése 82
Heti hátralékkimutatás 82
Ügyosztályi megbeszélés 82
Havi hátralékkimutatás 83
Az aláírások szabályozása 83
Az ügyiratok letisztázása 84
Az ügyiratkezelésnél elérhető idő- és mozdulatmegtakarítás 84
A kihágási ügyiratok kezelésének új rendszere... 85
c) A polgármesteri IV. ügyosztály új ügyiratkezelési rendszere 86
d) A számvevőség új ügy iratkezelési rendszere 87
A számvevőség és az ügyosztályok közötti kapcsolat 87
e) A tiszti főorvosi hivatal új ügyiratkezelési rendszere 89
f) A tiszti ügyészség új ügyiratkezelési rendszere 89
g) A központi irattári személyzet kicserélése 90
A levéltár és központi irattár közös vezetés alá való helyezése 90
Az irattári osztály a levéltáros vezetése alá kerüljön 91
A levéltár és irattár anyagának rendezése 91
A levéltár és irattár elhelyezése 91
h) A székesfőváros kezelőszemélyzete 92
A kezelői munka fontossága 92
A segédhivatali főigazgatók és igazgatók mai munkaköre 93
A kezelőszemélyzet visszarendelése a kezeléshez 95
A gépírónők munkaköre 95
A gépírónők használhatóságának osztályozása... 96
A kezelőszemélyzet közös vezetés alá való helyezése 96
A régi rendszernél szükséges kezelői létszám 97
Az új rendszerhez szükséges kezelőszemélyzet ... 98
i) Általános szempontok az ügyiratkezelési javaslatoknál 99
j) Helyiség és felszerelés kérdése 100
k) Az ügyiratkezelési rendszer életbeléptetéséhez való átmenet 100
Előkészítő rendelkezések 101
Tudakozóiroda működésének megkezdése 101
Tanfolyamok a kezelőszemélyzet oktatására 101
A kezelőszemélyzet új beosztása 102
Mellékletek:
I. Az ügyiratok útja a közp, segédhivatalban I.
II. Az ügyiratok ügyosztályi kezelése 11.
III. Kimutatás a számvevőség kezelőosztályának ügyforgalmáról II.
IV. Az ügyirat útja a számvevőségnél III.
V. Az ügyirat útja a tiszti főorvosi hivatalban 111.
VI. Az ügyirat útja a tiszti ügyészségen III.
VII. Az ügyirat útja az irattárban, szerelésnél IV.
VIII. Az ügyirat irattárba helyezése V.
IX. Kézbesítés VI.
X. Az ügyiratok útja az ügyosztályban az új segédhivatali rendszer mellett VH.
Ügyosztályi iktatókönyv mintája VIII.
Az idegenszámsorkönyv mintája VIII.
Az előadói munkakönyv mintája VIII.

Témakörök