Dokumentumkezelő és csoportmunka szoftverek

Előszó

1.1 Az irodában használatos informatikai rendszerek
Itt két fogalom is tisztázásra várna. Egyik az, hogy mit értünk irodán, a másik az, hogy mi az informatikai rendszer. Itt most egyik sem kerül pontosan meghatározásra, inkább csak a csoportos munkavégzés szempontjából érdekesebb jellemzőkre utalunk.
Iroda minden olyan hely, ahol a fő tevékenység az ügyintézés. Hagyományosan az ügyintézés papírmunkával járt (és jár sokszor ma is), a papírra írni kell, tehát az irodában írnak. Jelenleg elektronikus irodákról, vagyis számítástechnikai és telekommunikációs eszközökkel felszerelt irodákról beszélünk. Megfogalmazásra került a papír nélküli iroda koncepciója, amikor is a papíralapú adathordozó helyét teljes egészében az elektronikus adathordozó veszi át. Ez azonban ma még sokszor csak megfogalmazott cél vagy még az sem.
A fentieknek megfelelően irodának minősül tehát egy ügyvédi iroda ugyanúgy, mint a lakásunk, ha beadványt fogalmazunk vagy egy áruházlánc marketing részlege éppúgy, mint az oktatási intézmények tanári/dékáni stb. szobái, vagy egy összeszerelő üzem pénzügyi osztálya ugyanúgy, mint a minisztériumi szobák, a vasúti szállítmányozás és az önkormányzati hivatalok, a bankok és a jegyiroda.
Az ügyek intézésére hagyományosan sokféle eszközt, rendszert fejlesztettek ki az elmúlt évezredek során. Ezek többnyire valamilyen információhordozón történő információrögzítéssel valamint ezek sokszorosításával és továbbításával kapcsolatosak. Ilyenek voltak az agyagtáblák és a pecsétgyűrűk, a papirusztekercsek és az írnok rabszolgák (vesd össze: alakzat-felismerés, szövegszerkesztés), iratok és gyűjtő-rendező mappák, a ceruza, a toll, a naptár, a telefon és a fax. Manapság az IT és telekommunikációs eszközöket kedvelik. Ezek egyikét másikát összekapcsolva, egymásra épülésükben egymást támogatva irodai rendszerekről beszélünk. Lehet ez egy térden elhelyezhető írótábla íróvesszővel és írnokkal, de lehet egy GroupWise elnevezésű szoftver eszköz is. Vissza