Ügyiratkezelői kézikönyv

Tartalom

Ajánlás 11
Bevezető 13
I. fejezet A levéltári törvény és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményei 15
1. A levéltári törvény 2005. évi módosítása 15
2. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményei (KEIR) 17
3. A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) 19
4. Az iratkezelési szoftverek 19
5. A személyes adatok védelme és a közérdekű adatok nyilvánossága 22
6. Az elektronikus információ szabadság 23
II. fejezet Közigazgatási ismeretek 25
1. A közigazgatási hatósági eljárás alapvető szabályai 25
1.1. Alapfogalmak 25
1.2. A közigazgatási eljárás szakaszai 28
III. fejezet Az iratkezelés központi szabályozása, az adminisztráció fogalma 35
1. Az iratkezelés központi szabályozása 35
2. Az adminisztráció 40
3. Az ügyiratkezelés célja 43
4. Az ügyiratkezelés felügyelete 45
5. Az ügyviteli munka és részei , 46
6. Az ügyviteli és a maradandó értékű iratok 48
IV. fejezet Az ügyiratkezelés általános szabályai, az ügyiratkezelés folyamata 49
1. Az irat fogalma 49
1.1. A küldemények átvétele 51
1.2. A küldemények felbontása és ellenőrzése 55
1.3. Pénz vagy egyéb érték kezelése 56
1.4. A borítékok kezelése 56
1.5. A küldemények érkeztetése 56
1.6. Előzményezés - előirat - utóirat. Szerelés, iratcsatolás 57
1.7. Az iktatás 58
1.7.1. Iktatószám - alszámokra tagolódó sor számos iktatás 60
1.7.2. A bejövő és kimenő iratok iktatása 61
1.7.3. Átfutó iratok nyilvántartása 63
1.8. Az iktatókönyv és hitelesítése 63
1.9. Téves bejegyzések javítása 64
1.10. Az iktatóbélyegző
2. A mutatókönyvekről 65
2.1. A névmutató 66
2.2. A tárgymutató 66
2.3. A helynévmutató 66
3. Az iratok továbbítása az ügyintézőkhöz - szignálás 66
3.1. Az ügyintéző feladatai 67
3.2. Az iratkezelő feladata 68
4. A kézbesítőkönyv 68
5. Előadói munkafüzet (munkanapló) 68
6. Az elintézés-tervezet formái 69
6.1. Elkészítési utasítás 69
6.2. Kezelési utasítás 70
6.3. Láttamozás 70
7. Határidő-nyilvántartás 70
8. Az irattári tételszám felírása 71
9. Kiadmányozás - az iratok aláírása 71
10. A bélyegzők nyilvántartása 72
11. Az ügyiratok tisztázása - sokszorosítás, másolás, hiteles másolat készítése 73
12. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 74
13. Az ügyiratok továbbítása 74
13.1. A visszaérkezett küldemények kezelése 75
14. Az irattári kivezetés, irattárba helyezés 75
15. Az iratselejtezés szabályai 76
16. Az iratkezelési szabályzat készítése, rendeltetése 77
17. Az irattári terv 78
17.1 Az irattári terv szerkezete és rendszere 79
18. Iratkezelési rendszerek 80
V. fejezet A levéltár és az irattár fogalma 83
1. A magyarországi levéltárak és irattárak kialakulása 83
2. Az irattár és rendeltetése, az irattárolás rendje 90
2.1. A kézi és központi irattár fogalma 90
2.2. Iratok tárolása a kézi irattárban 92
2.3. Iratátadás a központi irattárnak 93
2.4. Irattárolás - iratkezelés a központi irattárban 93
2.5. Az irattár berendezése 96
2.6. Az irattárak fűtése, hőmérséklete 98
2.7. Szellőztetés és takarítás az irattárban 99
2.8. Az irattárak világítása 99
2.9. Tűz- és biztonságvédelem az irattárban 99
2.10. Az iratbetekintés, kutatás és az adatvédelem szabályai 100
2.11. Gazdasági - üzleti titok 102
2.12. Minősített adatot tartalmazó iratok 103
2.13. Az iratkölcsönzés szabályai 104
VI. fejezet Mintaszabályzat 105
VII. fejezet Elektronikus iratkezelés a gyakorlatban - Bevezető 127
1. Tanúsítási kategóriák összehasonlítása 128
2. Mielőtt rosszul döntenénk - a megfelelő szoftver kiválasztásának szempontjai 129
3. Iratkezelő szoftverhez kapcsolódó szolgáltatások és definíciók 131
4. Tíz fontos lépés. Iktató, iratkezelő rendszer bevezetés 135
5. Tanúsított iratkezelési megoldás bemutatása 137
5.1. Küldemények érkeztetése: 137
5.2 Érkeztetett küldemény iktatása 139
5.3. Iktatókönyvek kezelése 140
5.4. Iratári terv 140
5.5. Iktatás tanúsított rendszerrel 141
5.5.1. Főszámos iktatás 141
5.6. Egyéb iktatáshoz kapcsolódó ügyiratkezelő funkciók 143
5.6.1. Bejegyzések csatolása 143
5.6.2. Aláírt mappa létrehozása 144
5.6.3. Funkció hozzáadása a jogosultságokhoz 145
5.7. Kiadmányozás, Expediálás 145
5.8. Irattárazás 146
5.9. Selejtezés, levéltárazás 147
5.10. Kölcsönzés 148
5.11. Ügyirat hely 148
5.12. Ügyirat állapot 148
5.13. Irat exportálása 149
5.14. Visszakereshetőség 149
5.14.1. Részletes keresés 149
5.14.2. Határidőkre keresés 149
5.14.3. Tárgymutató /Névmutató 150
5.14.4. Elszámoltatási jegyzőkönyv 150
5.14.5. Érkeztetés 150
5.14.6. Irattározás 150
5.14.7. Kölcsönzés 151
5.14.8. Selejtezés, levéltári átadás 151
5.14.9. Kiadmányozás, expediálás 151
5.14.10. Eseménynapló 152
5.15. Nyomtatványok 152
5.16. Felhasználók kezelése, jogosultságok 153
6. Esettanulmány (bevezető) 153
6.1. A projekt előzménye 154
6.2. A Projekt munkaszakaszai 155
6.2.1. A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése 155
6.2.2. A rendszer bevezetésének főbb fázisai: 161
VIII. fejezet Intézkedések a hivatal feladatkörének megváltozása, munkakör átadása esetén 165
IX. fejezet Jogszabályok 199
X. fejezet Irodalomjegyzék 201

Témakörök